Обикновено сте точни или закъснявате? Успявате ли да свършите нещата си в рамките на поставеното от вас време? Предавате ли докладите/работата си навреме? В състояние ли сте да завършите проектите си преди крайните срокове? Добре ли управлявате времето си?
Ако отговорът ви е ‘не’ на някой от въпросите по-горе това означава, че вие не управлявате времето си така, както бихте искали. Това са 20 съвета от Булкон Груп за по-добро управление на най-ценният ресурс, който имаме – времето:
1. Създайте си дневен план. Планирайте деня си още преди да е започнал. Направете го на сутринта или дори по-добре – предната вечер преди да заспите. Планът дава добра представа за това как денят ще трябва да се развие. По този начин вие няма да сте неподготвен. Вашата задача за деня е да се придържате към плана възможно най-точно.
2. Определете срок за всяка задача. Бъдете наясно със себе си, че трябва да завършите X задача до 10:00ч, Y задача до 15:00, а Z задание до 17:30. Това предотвратява забавяне на работата и изяждане на време, което е запазено за други дейности.
3. Използвайте календар. Използването на календар е базовата и най-основна стъпка към управлението на ежедневните ви дейности. Ако използвате Outlook то календара е част от вашия пощенски софтуер. Google Calendar е страхотен – използвайте го. Най-добре ще е ако можете да го синхронизирате с вашия мобилен телефон и други устройства, които използвате – по този начин, можете да получите достъп до вашия график без значение къде се намирате.
4. Използвайте организатор. Един бележник ще ви свърши страхотна работа. Организаторът ви помага да бъдете отгоре и да следите всичко в живота ви. Това е вашият основен инструмент за организиране на информация, списъци със задачи, проекти, и най-различни други елементи.
5. Знайте сроковете си. Кога трябва да приключите вашите задачи? Маркирайте сроковете ясно във вашия календар или органайзер, за да знаете кога точно трябва да ги завършите.
6. Научете се да казвате ‘Не’. Не приемайте по повече задачи отколкото можете да се справите. Просто кажете учтиво ‘не’ на задължение, с което няма да може да се справите в поставения срок. Или просто го отложете за по-късен период.
7. Бъдете по-рано. Когато имате за цел да бъдете на време, вие или ще бъдете на време или ще закъснеете. Повечето пъти ще закъснеете. Но ако се опитате да бъдете по-рано то вие най-вероятно ще бъдете на време. За срещи се стремете да дойдете по-рано. За да спазите вашите крайни срокове постарайте се да ги постигнете по-рано отколкото се изисква.
8. Ограничете времето за всяка от вашите дейности. Това означава да ограничите работата си за дадена задача за X период от време.
9. Поставете часовник на видимо място пред вас. Понякога сме толкова погълнати от работата, че губим представа за времето. Ако имате огромен часовник пред очите си така ще виждате времето във всеки един момент.
10. Задавайте си напомняния 15 минути предварително. Повечето календари имат функция за напомняне. Ако трябва да присъствате на важна среща , задайте си аларма за 15 минути преди това.
11. Фокусирайте се. Опитвате ли се да свършите много неща едновременно и накрая резултатът е, че нито едно от тях не е завършено? Ако е така фокусирайте се само върху една основна задача в даден момент. Затворете всички приложения, които не използвате. Затворете всички подпрозорци в браузъра ви, които отнемат от вниманието ви. Съсредоточете се единствено върху това, което правите. По този начин ще бъдете по-ефективни.
12. Блокирайте нещата, които отвличат вниманието ви. Какво ви разсейва на работа? Звъненето на телефона? Текстови съобщения, които изскачат от различни приложения? Чатове, които незабелязано крадат вашето време? Ползвайте ги единствено когато възнамерявате да свършите някаква работа чрез тях. В противен случай всичко това е много разсейващо. Ако вършите важна работа изключете телефона си. През това време обажданията ще се запишат и ще ги върнете при първа възможност ако са много важни. Това ще ви помогне да се концентрирате по-добре.
13. Следете изразходваното време. Използвайте таймер, за да следите изразходваното време за опредлена задача. Може да използвате хронометър или онлайн приложения за целта. Така ще знаете и за напред колко време трябва да отделите на определено задължение.
14. Не се задълбочавайте в маловажни подробности. Вие никога няма да свършите всичко точно така, както искате. Ако се опитвате да постигнете перфекционизъм във всичко това означава, че сте неефективни.
15. Определете приоритетите. Тъй като не може да бъде направено всичко, научете се да се поставите приоритети на важните неща, а останалото го оставете в края на списъка. Ползвайте принципа 80/20, което е ключов принцип в приоритизация. Смисълът е, че при повечето дейности 20% от свършеното води до 80% от резултатите.
16. Разпределяйте. Ако има неща, които могат да бъдат по-добре направени от други хора или неща, които не са толкова важни, помислете за разпределяне на задълженията. Това отнема натоварване от вас, а вие ще може да се съсредоточите върху важните задачи.
17. Работете по сходни задачи едновременно. Групирайте сходни задължения в един времеви интервал. Например ако трябва да правите обаждания отделете за тях определено време и ги направете едно след друго. Ако трябва да правите административна работа или писане на материали – групирайте ги и ги правете едно след друго. Това наистина опростява процеса.
18. Елиминирайте загубата на време. Какво отнема време от това да си свършите работата? Фейсбук? Туитър? Проверяване на имейлите? Безцелно браузване в интернет? Спрете да ги проверявате толкова често. Едно нещо, което можете да направите е да скриете преките пътища в браузъра към подобни безцелни сайтове на труднодостъпни места. Сменете отметките в браузъра си с важни връзки, свързани с вашата работа. Така може и да не успеете съвсем да се откажете от Фейсбук и Туитър, но със сигурност ще намалите честотата на влизанията там.
19. Прекъсвайте когато се налага. Просто спрете текуща задача докъдето сте стигнали и продължете с тази, която следва по план. Не се страхувайте да напуснете среща, ако трябва да свършите нещо друго важно преди крайният срок. В противен случай вие никога няма да сте на време и да успеете с всичко. Понякога е просто по-добре да имате едно недовършено нещо отколкото да закъснеете с всичко в последствие.
20. Оставяйте си време между задачите. Не слагайте плътно задълженията си едно след друго. Оставете 5-10 минути време буфер между всяка задача. Това ви помага да приключите предходната задача и да започнете спокойно следващата.